Gestão de tempo e produtividade: todo profissional precisa

Para atuar nos melhores cargos do mercado de trabalho, é importante ter as soft e hard skills mais buscadas pelas empresas. Independente do setor em que você planeja investir uma carreira, a gestão de tempo e produtividade são fatores que lideram o ranking.  

Isso ocorre devido ao fato de que os resultados não são alcançados como o esperado sem uma organização na rotina. Então é importante que se preserve uma cultura com esses fatores e, consequentemente, que se contratem profissionais com essas habilidades.  

Aqueles que buscam cargos com maior poder hierárquico, por exemplo, isso é ainda mais importante, pois as ações das pessoas que ocupam cargos de liderança impactam todo o processo de trabalho dos outros colaboradores.

Confira neste artigo os principais detalhes sobre esses conceitos e como colocá-lo em prática no seu cotidiano. 

O que o mercado de trabalho espera dos novos profissionais?

Antes de entrar na definição dos conceitos, é importante ressaltar as características básicas que o mercado exige dos profissionais atuais. 

Hoje, muito mais do que habilidades técnicas, são necessárias competências comportamentais que se adaptem a esse novo contexto de sociedade mais ágil e acessível.  

O novo profissional deve ir além da qualidade e do comprometimento. Ele deve ter autonomia de suas funções e ser condutor dos processos sempre que possível. Assim, saber trabalhar em equipe, ter flexibilidade, inteligência emocional e organização são pontos fundamentais. 

O que é gestão de tempo e produtividade? 

Sabe aquela agenda de anotação que você completa todos os dias com suas obrigações e demais prioridades? Esse é o exemplo clássico do que é gestão de tempo.  

Provavelmente, você já ouviu falar que a organização do tempo é o segredo para que a rotina flua com naturalidade e as tarefas diárias sejam cumpridas, não deixando nada muito acumulado, não é verdade?  

A gestão de tempo e a produtividade suprem exatamente essa necessidade de conseguir completar tudo que está previsto, com qualidade dentro do prazo.

Ela é caracterizada como um processo de priorização e organização de tarefas, envolvendo seu planejamento e execução, voltados ao melhor aproveitamento do tempo investido nelas. O resultado? Mais eficiência. 

A boa gestão de tempo e produtividade estabelece prioridades, ou seja, define quais são as ações mais importantes e urgentes que precisam ser feitas naquele dia ou período desejado. Assim, para ela funcionar, existem diversos métodos de execução, como planilhas, ferramentas e demais técnicas. Um bom exemplo é o modelo OKR, que significa Objectives and Key Results ou Objetivos e Resultados-Chave em português, é uma metodologia de gestão que usa da fórmula: “Eu vou” (Objetivo) “medido por” (conjunto de resultados-chave). Sua ideia é criar as metas consideradas como objetivos e como elas devem ser feitas. 

Qual a sua importância? 

Permite que tudo seja executado da melhor maneira, em ordem de prioridade, e visando os melhores resultados.  

Imagina esse cenário: uma equipe de duas pessoas precisa avaliar 20 contratos até o dia seguinte, mas elas não sabem por onde começar. Sem um planejamento visando a gestão de tempo, não vão entregar no prazo ou vão fazer tudo correndo de tal forma que os trabalhos serão entregues com má qualidade.  

Com a gestão de tempo e produtividade em mente, essa equipe vai separar quais contratos são mais urgentes e quais demandam mais tempo, organizando-os para fazer primeiro e dividindo entre cada um para que consigam cumprir o prazo. Concorda que assim é muito mais provável de dar certo? 

Lembre-se que o tempo é um recurso finito, ou seja, não tem como aumentá-lo por vontade própria.  

Logo, para conseguir fazer mais tarefas caberem no mesmo período sem perder o controle da situação, você terá que torná-las mais fáceis e rápidas de realizar, elencando e classificando cada uma. 

Portanto, investir na gestão de tempo e produtividade: 

• Melhora o desempenho e mais eficiência no trabalho;

• Permite a entrega dos trabalhos no prazo estabelecido; 

• Aumenta a confiança; 

• Reduz o estresse e a ansiedade; 

• Melhora a qualidade de vida como um todo. 

Como praticar a gestão de tempo e a produtividade? 

Entendendo os conceitos e a importância no dia a dia, é o momento de colocar em prática. O que é preciso para começar a atuar com a gestão de tempo e produtividade no seu cotidiano, tanto no aspecto profissional quanto no pessoal? 

Confira 6 dicas que vão ajudar: 

1. Planeje seu dia  

Pense e analise tudo que precisa ser feito durante o dia. Daí você cria uma checklist e anota nela todas as atividades previstas para as suas horas no trabalho. Dessa forma, você consegue estabelecer uma sequência produtiva e eficiente.   

2. Evite as distrações  

Você sabia que em média checamos nosso e-mail 55 vezes ao dia durante o trabalho? Essa afirmação foi dada em uma pesquisa feita pelo aplicativo Rescue Time. 

Isso sem falar das notificações do nosso smartphone. Então, evite essas distrações. Silencie seu celular e foque no que você está fazendo, depois se preocupe com as outras coisas. 

3. Utilize a técnica de Pareto 

Esse método propõe que 80% do seu sucesso vem de 20% das suas atividades. Descubra o que esses 20% significam na sua rotina. Em outras palavras, você deve priorizar as tarefas mais estratégicas, aquelas que causam mais impacto para a sua empresa, para dedicar mais tempo a elas, já que oferecem mais benefícios. As outras, separe os 20% do tempo, pois provavelmente também vai fazê-las mais rápido.  

4. Delegue tarefas  

Muitas vezes temos a vontade de fazer tudo ao mesmo tempo, quando seu colega de equipe poderia ajudar a executar. Ao distribuir tarefas, você alivia sua agenda e ainda estimula a autonomia e autoconfiança na equipe. Então sempre delegue. 

5. Defina metas e prazos  

De nada adianta ser totalmente organizado e planejado se não tem um lugar a se chegar. Portanto, sempre crie as metas e os prazos que planeja alcançar. Isso é o parâmetro de qualquer ação anterior. 

6. Utilize a tecnologia como aliada 

Existem diversos softwares de gestão e aplicativos para otimizar a realização de tarefas mais burocráticas. Aproveite a tecnologia nesse sentido. 

Portanto, a gestão do tempo e produtividade são dois fatores essenciais para o cotidiano profissional, pois com tantas demandas e pouco tempo para realizar tudo, os mais organizados e planejados saem na frente da concorrência. 

Além disso, os profissionais com essas características também encontram as melhores oportunidades de trabalho.  

Agora que você já sabe sobre o conceito, a importância e como aplicá-lo, só depende de você para ter os resultados que espera. 

Gostou do conteúdo? Acompanhe nosso blog e veja outros assuntos relacionados ao mundo do trabalho e como ter mais sucesso na sua carreira profissional.